檔案搬遷怎樣安排比較好？

　　為保證整個檔案搬遷工作萬無一失，做到搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，快節(jié)奏、高效率、圓滿完成搬遷任務(wù)，我司做出如下安排：

　　一、總體要求：責(zé)任到人

　　在充分考慮各方面因素的基礎(chǔ)上，謀劃和制定科學(xué)的搬遷工作計劃，細化工作步驟和具體要求。全局上下協(xié)同配合、全力以赴參與到搬遷工作中來，采取分組實施、各負其責(zé)的方法，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規(guī)范、有序開展。在充分保障檔案和人員、財產(chǎn)安全的基礎(chǔ)上，盡可能快地完成整體搬遷任務(wù)，盡快實現(xiàn)新館辦公，盡早對外開放服務(wù)大廳，不斷完善新館功能，傾力打造“五位一體”的現(xiàn)代化檔案新館。

　　成立三個搬遷小組，即檔案押運安全保衛(wèi)組;檔案出庫發(fā)單組;檔案進庫驗單組。

　　要做好應(yīng)急預(yù)案，切實做到有條不紊，確保檔案在搬遷過程中不亂、不少、不損、不污、不泄密。

　　明確搬遷過程中的四個階段(前期準備、押運出庫、入庫上架、核對統(tǒng)計)的工作職責(zé)和相關(guān)責(zé)任人。

　　檔案搬遷基本原則：

　　1、服從全局原則。各科室和全體干部職工要樹立大局意識，強化主觀能動性，服從全局安排，按照責(zé)任分工，認真完成本職工作，配合完成搬遷任務(wù)。

　　2、“誰使用、誰負責(zé)”原則。搬遷過程基本按照“誰使用、誰負責(zé)”的原則，各科室做好本科室辦公設(shè)備的搬遷工作，個人做好本人辦公用品的搬遷工作。

　　3、互相協(xié)作原則。各科室和個人在做好本科室和本人負責(zé)的工作任務(wù)外，積極協(xié)助其他科室和個人完成搬遷任務(wù)，發(fā)揚協(xié)作精神，促進全局搬遷目標的完成。

　　4、保障安全原則。確保整個搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，確保人員和財產(chǎn)安全。

　　5、按時搬遷原則。搬遷工作按步驟實施，確保按規(guī)定時間完成，盡快恢復(fù)正常工作秩序。

　　二、責(zé)任分工

　　參與人員分4組協(xié)調(diào)工作：

　　第一組：

　　1、負責(zé)組織協(xié)調(diào)工作，制定搬遷計劃，督促各科室完成搬遷任務(wù);

　　2、負責(zé)聯(lián)系搬運公司、準備打包裝具，做好后勤保障工作;

　　3、負責(zé)局檔案室、會議室、陳列室所有檔案、設(shè)備、用品的整理、打包、搬運和搬到新館后清點、整理、擺放等工作;

　　4、負責(zé)所在辦公室和老干部辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作;

　　5、做好搬遷后的網(wǎng)絡(luò)、電話、電腦等設(shè)備的調(diào)試工作;

　　6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。

　　第二組：

　　1、負責(zé)所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作;

　　2、負責(zé)館藏檔案、圖書資料的隨車押運工作;

　　3、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。

　　第三組：

　　1、負責(zé)所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作;

　　2、提前做好檔案用品庫房用品的清點、整理和移交工作;

　　3、負責(zé)原區(qū)史館展品的清點、打包、押運及搬入新館后的清點、整理等工作;

　　4、協(xié)助做好館藏檔案、資料的隨車押運工作;

　　5、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。

　　第四組：

　　1、負責(zé)所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品以及檔案館機房設(shè)備的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作;

　　2、負責(zé)館藏檔案的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作;

　　3、負責(zé)館藏圖書資料的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作;

       4、負責(zé)現(xiàn)行文件中心文件資料和文件柜的清點、打包、搬運以及搬到新館后的清點、整理、上架工作;

　　5、負責(zé)做好部門封存檔案的移交、搬運、入庫、上架工作;

　　6、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。

　　三、搬遷步驟

　　(一)準備階段

　　1、第一組制定搬遷工作計劃安排，聯(lián)系確定搬運公司，準備好必備的打包裝具，做好新館保潔工作，提前做好網(wǎng)絡(luò)開通、設(shè)備安裝工作等后勤保障工作;

　　2、第三組完成檔案用品的移交工作，做好原區(qū)史館布展資料的清點、整理、打包工作;

　　3、第四組做好館藏檔案、圖書資料和檔案目錄的清點、整理、打包工作;

　　4、各組完成各自負責(zé)的辦公設(shè)備、辦公用品的清點、整理、打包工作。

　　(二)搬遷階段

　　1、完成全部館藏檔案、圖書資料、原區(qū)史館布展資料的出庫、搬運、驗收、入庫工作;

　　2、各組完成各自負責(zé)的辦公設(shè)備、辦公用品和其他雜物的裝車、搬運、驗收工作。

　　(三)調(diào)整階段

　　1、第一組做好網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備的調(diào)試工作，確保正常運行，做好各辦公室和功能用房設(shè)備、用品的配備工作，做好各類雜物的處置工作，確定新館保安、保潔，做好其他后勤保障工作;

　　2、第四組做好館藏檔案資料的整理、上架工作，做好部門封存檔案的接收、搬運、上架工作，做好庫房索引的編制工作，做好現(xiàn)行文件查閱中心文件資料的上架工作，做好檔案館網(wǎng)絡(luò)調(diào)試工作，確保查檔工作正常開展;

　　3、各組做好各自負責(zé)的辦公設(shè)備、辦公用品的拆封、整理、擺放工作。

　　四、注意事項

　　1、相關(guān)科室要通過多種渠道發(fā)布閉館通知，做好告知工作;由于檔案資料搬遷整理耗時較長，可能會給查檔服務(wù)等工作帶來不便，有關(guān)科室要及時做好通知和解釋工作。

　　2、搬遷過程中，各組要合理配置工作人員，確保裝車、押運、驗收三個環(huán)節(jié)都有1-2人負責(zé)，確保檔案資料和設(shè)備財產(chǎn)安全，如遇特殊情況，應(yīng)及時向局搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組反映，由領(lǐng)導(dǎo)小組研究解決。

　　3、局綜合科將為全局準備統(tǒng)一的打包裝具，各組在完成打包后需根據(jù)情況將所屬科室、人員姓名、計劃放置位置等標示清楚，方便搬運。

　　4、搬遷過程中，各組要互相幫助、互相提醒，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，全體人員要高度重視此次搬遷工作，服從局搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一調(diào)配，使整體搬遷工作有序進行，確保共同完成搬遷任務(wù)。